オフィス移転のプロセスの最重要課題である新オフィスの選定においては何が一番大切になるでしょうか？オフィスビル選びには立地や賃料がまず懸案事項になってきますよね。まずはそれぞれの条件に優先順位をつけましょう。そしてもしもオフィスビル選びに迷走するようなことがあったら、まずは移転をするに至った目的の再確認から行うことをおすすめします。
オフィスの移転が決定したら、まずはなぜ移転することにしたのか目的を明確にしましょう。
例えば業務拡大につき人員が増えたために現在のオフィスが手狭になったことやオフィス環境の改善のため、また賃料などの固定費やコストの削減のためということもあるでしょう。その移転の目的に合った物件を探すことから始めましょう。
次に物件選びに当たっての優先順位を整理します。なにが一番重要視したいポイントになるかによっても物件選びは変わってきますので、以下のような事項から何を優先していくかリストアップしましょう。
●立地条件
「〇〇駅から徒歩何分以内」というのも大事ですが、会社の場合は社員の通いやすさや取引先からのアクセスの良さも必要です。立地は賃料の相場にかかわりますのでその地区の相場観も下調べしましょう。
●広さ
社員が何人入れて、それ以上になった時も対応可能か？など具体的にシュミレーションしましょう。会議室や休憩スペース、在庫用の倉庫などとりたい空間も考えておきます。一般的に入居人数1人あたり、2〜3坪と計算して面積を算出します。
●賃料
賃料は固定費としても毎月変わらずかかるお金です。会社の収益と絡めて現実的にいくらまでなら払えるか事前に計算しておきましょう。
●設備
キッチンあり、オープンスペースありなど欲しい設備も具体的にイメージします。
移転先の立地条件は、具体的に「〇〇駅から徒歩〇分以内」のようにイメージするでしょうが、その場所を決めるにあたり、従業員の通勤距離や通勤費用も考慮に入れる必要があります。駅からバス利用になったりすると交通手段で通勤費用のコストが変わってきます。
また、来客が多い会社の場合はなるべく駅から近い方がいいですし、取引先からのアクセスの良さも重視しましょう。
場所が大体絞れてきたら最寄り駅の沿線数や混雑状況もチェックしましょう。
具体的に目当ての物件が絞れたら、周辺環境として会社周辺の商業施設や銀行、役所の位置も確認しましょう。街全体の雰囲気も重要です。
立地が良くて賃料の相場が高い場合は、ほんの数駅ずらすだけで同じ区内でも賃料を下げることができます。
立地が理想通りであれば、移転を格安にする方法として「居抜き物件」という選択肢もあります。これにより入居時にかかる内装工事や退去時の原状回復にかかる費用が大幅に削減できます。移転先に居抜き物件を選ぶ場合はもともと入居している会社が退去した後、そのまま内装や設備を引き継ぐかたちで入居します。今いるオフィスを居抜き退去すると原状回復をしないで退去することができます。退去するオフィスを居抜きしたい場合はオーナーとの交渉が必要になります。
固定費の削減が目的の移転もあるでしょう。移転前の物件から多少手狭になったとしても大丈夫そうなら、例えば坪単価が変わらなくとも30坪から20坪に移転したとすると、賃料が移転前の2/3になります。さらにその20坪の広さで、坪単価をもっと安くおさえることができる物件に移転すれば、移転前のおよそ1/2の賃料まで下げるといったことも可能でしょう。毎月の固定費の削減は年間にしてみればかなりのコスト削減になりますので、引越しにかかる費用を考えても十分メリットになるのではないでしょうか。
また、地域の賃料の相場というものは景気や再開発に絡んでかなり変動するものです。現在のオフィスの賃料は相場に見合うものか改めて見直してみると良いでしょう。もしも相場以上の支払いをしているようなら交渉してみる価値はあります。それによって賃料が下がれば良いですし、もしも変わらないなら近場で同じ賃料のさらに良い物件があるかもしれません。いずれにしてもオフィスビルの空室率や賃料の動向に詳しいビル総合管理会社のサイトなどで現状をうかがってみましょう。賃料が「応相談」となっている物件広告もしばしば見かけます。これは周辺のビルの相場や物件ごとの事情によって値下げに応じてもらえる可能性がある、ということもあります。
好立地で好環境の物件がいくつか見つかった場合、賃料が安い方を選びがちですが、これも思わぬ失敗につながりますので賃料に見合った設備があるかもきちんと試算してみてください。設備が足りないばかりに追加工事が必要になったり、コストが余計にかかってしまうことがないようにしましょう。
設備でチェックすべき点には以下のようなものがあります。これには生産性やコストの面と働く社員の満足度や士気に大きく関係していきます。
●トイレや給湯室の充実度
女性社員の視点から考える姿勢も必要です。
●駐車場
オフィスビル内や近くに自社や来客用の駐車場が確保できるかも重要です。
●ビルメンテナンスや清掃の頻度
●空調、照明の種類
古い型のものだとコストがかかることも。
●天井高、柱の位置
家具の配置や空調にかかわる実質有効面積を把握しましょう。また天井高さは2.6m以上がオフィスワーカーにとって好ましいと言われています。
●窓の数や形、位置
●床の耐荷重
●配線方法
床下配線ができなかったりする場合があります。
●ビルの利用条件
入退館時間や休館日が残業や早出、休日出勤の可否にかかわってきます。
●人員に見合った広さか
将来的な増員にも対応できるか。
また、不動産仲介業者などに賃料の地域別の相場も聞いて確認してみましょう。オフィスの賃料は景気によって大きく左右されるのが特徴でもあります。
●他の入居テナント
競合企業が入居していないかなどを確認しましょう。他の入居テナントによってビルのグレードが評価されることもあります。
オフィスビルの賃料の相場は立地だけでなく景気や再開発にも大きく左右されます。オフィス移転では何を目的に移転するのかを踏まえた上で優先順位をつけて物件選びをしていくのがおすすめです。新しいオフィスが円滑にできるように下準備をしっかりとして、限られた期間と予算でベストな移転を実現しましょう。
