近年の物価上昇に伴い、オフィスの維持費も増大しています。「何とかオフィスにかかるコストを下げられないか」と頭を悩ませている企業も少なくありません。そこで今回は、オフィス関連のコスト削減のための施策や見直すべきポイントなどを成功事例とともに解説します。

オフィス関連のコストで削減を検討すべき項目は？

オフィスにはさまざまなコストがかかっていますが、そのなかで削減を検討すべき項目として下記の5つがあります。

・賃料
・エネルギーコスト
・ITコスト
・オペレーションコスト
・オフィス用品コスト

各項目の詳細について解説します。

賃料

オフィスの賃料は、企業運営にかかるコストのなかでも大きな割合を占めています。オフィスの所在地や面積などで異なりますが、粗利の10～20％ほどになるケースが多いといわれています。そのため、賃料を見直すとコストを大きく削減できる可能性があります。

エネルギーコスト

電気・水道・ガスなどを使用した場合に発生するエネルギーコストも、割合が大きくなりやすい傾向にあります。特にオフィスでは電気代が増大しやすく、負担に感じている企業は少なくありません。

基本料金を下げるのは難しいですが、使い方を改善して無駄を減らせばコスト削減につながるでしょう。

ITコスト

ITコストとは、PCや従業員用のスマートフォン、ハードウェア・ソフトウェアの購入やリース、運用にかかる費用などのことです。システム運用のためのスペースや人件費といった間接費も含まれます。

現在、IT人材は不足しており、特に中小企業は十分な人数を確保できていないケースがほとんどです。その結果、最適化が進まない、IT関連費がブラックボックス化して全体を把握できないなどの課題が生じ、必要以上にコストがかかっていることがあります。

オペレーションコスト

オペレーションコストとは、企業の事業継続のために発生するコストです。従業員の給与や電話・インターネット料金、商品の配送費用などが含まれます。

オペレーションコストのなかでも負担が大きいのが人件費です。特にアナログな業務は多くの人手を要する場合が多く、コストがかさみやすい傾向にあります。

オフィス用品コスト

コピー機などのOA機器の購入・リースや印刷代、消耗品費など、オフィス用品にかかる費用は、単体で見るとそれほど大きな金額ではないものが多いでしょう。

しかし、無駄が生じやすく、いつの間にか総額が大きくなっている場合があります。しっかりと無駄を減らせば、思ったよりもコストが削減できるかもしれません。

オフィスの賃料を削減する施策

ここからは、コスト削減に有効な施策と成功事例を紹介します。まずはオフィスの賃料を削減する施策と成功事例からです。オフィスの賃料の削減を考えるときには、まず下記の基本情報をまとめることから始めましょう。

・賃料：現在の賃料の妥当性（適性賃料は粗利の10～20％程度とされる）
・更新料：更新料の有無と金額、発生のタイミング
・面積：オフィスの広さと賃料の妥当性
・その他費用：水道光熱費や清掃代、交通費など

これらの情報を洗い出した上で、どう改善していくかを検討します。

オフィスの賃料の相場や判断基準について詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。

関連記事：「オフィス賃料の相場は？適切な賃料の判断基準や見直し方も解説」

有効な施策

オフィスの賃料削減の有効な施策として、下記が考えられます。

・賃料の値下げ交渉
・オフィス移転・縮小
・レンタルオフィス・シェアオフィスの利用

賃料の値下げ交渉は直接的な効果が期待できるものの、希望金額まで下げるのは難しい側面もあります。

コスト削減の成功事例

環境エンジニアリングI社は、オフィスの賃料値上げの打診をきっかけにMACオフィスのコンサルティングを開始しました。

賃料の値下げとオフィス移転についての情報を集め、既存オフィスや移転先候補のオフィスのオーナーと話し合った結果、下記の3つの選択肢が得られました。

・B工事区分（※）の緩和とB工事期間の短縮によるコスト削減
・移転候補先のビルオーナーから移転補償費の獲得
・現ビルオーナーから賃料値下げの再提示を獲得

※B工事：建物のオーナーが業者を選定し、テナント側が業者への発注や費用負担を行う工事のこと。A工事（オーナーが費用を負担）やC工事（テナントが業者の選定権限を保有）と比べて、費用がかさみやすい特徴がある。

それぞれを比較検討した上で、最終的にはオフィスを移転することを決定し、賃料削減を実現しています。詳細については下記をご覧ください。

＞＞ビルグレードアップ・ダウンサイジング移転事例の詳細はこちら

MACオフィスの「WEOマネジメント」では、オフィス戦略の経営判断材料を完全成功報酬型で提供しています。WEOマネジメントについて詳しく知りたい方は、こちらからご確認ください。

＞＞MACオフィス「WEOマネジメント」のサービス詳細はこちら
＞＞MACオフィス「WEOマネジメント」の資料ダウンロードはこちら

エネルギーコストを削減する施策

エネルギーコストの削減を目指す場合は、目的の明確化を行うことが大切です。目的が曖昧だと従業員の意識が高まらず、なかなか無駄を省けません。

エネルギーコスト削減の目的を洗い出したら、自社の電気や水道などの使用状況を可視化し、どこで無駄が発生しているのかを数字で確認しましょう。

有効な施策

エネルギーコスト削減の有効な施策として、下記があげられます。

・エネルギー効率を高める設備（LED照明や省エネ機器など）の導入
・再生可能エネルギー（太陽光発電など）の導入
・エネルギー供給契約（契約会社）の見直し
・従業員の節電意識の向上

導入コストがかかる場合もあるため、費用対効果をしっかりと検討することが重要です。

コスト削減の成功事例

株式会社ケン・プレミア札幌マネジメントは、東日本大震災以降の電気代高騰を受けて、
さまざまな省エネに取り組み始めました。

電気室の換気ファンの設定温度変更や変圧器の統合などを行い、年間828万7,000円のエネルギーコスト削減を実現しています。

出典：省エネルギーセンター「経営改善につながる省エネ事例集 2021年度」

ITコストを削減する施策

ITコストの削減を検討する場合は、まず社内で利用しているすべてのITサービスや機器に関する、下記の情報を収集することから始めましょう。

・費用対効果
・契約更新のタイミング
・運用・保守費用

これらの情報から無駄を洗い出し、具体的な施策を策定・実行します。

有効な施策

ITコスト削減の有効な施策としては、下記のような方法が考えられます。

・各ベンダーとの契約の見直し（契約プランの変更、乗り換えの検討、システムの統合など）
・オンプレミスからクラウドへの移行
・リースの活用

ただし、ITツールやサービスを大幅な変更すると、社内の業務フローも変更することになり、生産性の低下につながるケースがある点に注意が必要です。

また、リースなどの月額料金が発生するサービスを長期利用すると、かえってコストがかさむ場合があるため、事前に入念なシミュレーションを行いましょう。

コスト削減の成功事例

株式会社パルコは、長期間使い続け老朽化したシステムを全面的に刷新し、ITコスト削減を成功させています。

新しいテナントシステムによって出店交渉や契約管理、賃料計算などの業務が効率化され、現場担当者の労働環境改善にもつながっています。

出典：アビームコンサルティング「事例 株式会社パルコ テナントシステムをアビーム不動産ソリューション（ACRES）で再構築。出店交渉からテナントへの支払・請求まで、業務の効率化を実現」

オペレーションコストを削減する施策

オペレーションコストの削減は、人事や総務など複数の部署で連携しながら進めていくことが重要です。下記にて有効な施策とオペレーションコスト削減の成功事例を紹介します。

有効な施策

オペレーションコスト削減の有効な施策として、下記のようなものがあげられます。

・テレワークの導入（交通費の削減）
・ワークフローの見直し（業務効率化）
・契約プランの見直し（ビジネス向けプランにする、固定電話・携帯のキャリアをまとめるなど）

また、将来の採用・育成コストを抑えるために、リファラル採用を取り入れる、福利厚生の充実を図り定着率を高めるなどの施策も同時に行うことが大切です。

なお、人件費の削減の施策は、従業員の不安増大やモチベーション低下につながるおそれがあるため、慎重に検討しましょう。

コスト削減の成功事例

ソウ・エクスペリエンス株式会社では、従業員の定着率を高めて採用コストを削減する施策を実施し成功しています。

定着率向上のために行ったのは、リモートワークや時短勤務、週4勤務などの導入です。また、子ども連れでの出勤や副業も認め、多様な働き方に対応できる環境を整えています。

出典：経済産業省「支援事例を探す（事例ナビ）社員の個々の事情に合った働き方ができる環境を整備し、優秀な人材が定着」

オフィス用品コストを削減する施策

オフィス用品コストを削減したい場合は、OA機器の設置数や消耗品の使用状況が適切であるかを把握することから始めましょう。そうして無駄を洗い出し、状況に応じた施策を検討・実施します。

有効な施策

オフィス用品のコスト削減に役立つ施策として、下記のような方法があります。

・ペーパーレス化の推進
・機器のレンタル・リース
・消耗品管理のルール化（使用許可のルールづくりなど）
・発注先の見直し

オフィス用品のコスト削減は、他のコスト削減よりも比較的取り組みやすいため、まずはここから始めてみるのがおすすめです。

コスト削減の成功事例

愛知県東栄町役場では、ペーパーレス化を推進して印刷コスト削減を実現しています。議会や会議で使用する資料をデータ化したことで、年間約10万枚分の紙にかかるコストを減らしただけでなく、職員の業務負担軽減にもつながっています。

出典：スマートセッション「導入事例 東栄町役場様」

まとめ

オフィス関連のコストは、賃料の見直しやエネルギー効率アップなど、適切な施策を実施することで大きく削減できる可能性があります。自社の状況に応じて、取り組みやすいものから始めてみましょう。また、自社のオフィスの課題や改善点に対し、最適な打ち手を検討したい方は、MACオフィス「WEOマネジメント」をご検討ください。

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