どんなオフィスでも、オフィスレイアウトの変更やオフィス移転など、オフィスデザインを行なう業者に依頼することは少なからずあるのではないでしょうか。古くからの付き合いがある業者や人気を集める口コミの良い業者など、業者を選べる現代だからこそ、失敗してしまう事例も多くあります。
では、企業はどのような基準で業者を選べばいいのでしょうか。業者に求めるものや失敗しない業者選びのポイントを知ることで、良いオフィスデザイン業者と仕事をしましょう。
オフィスデザイン業者を選ぶとき、何を基準にしますか？企業同士の古くからの付き合いや口コミ、オフィスビルを一括で担う業者など、企業によってはオフィスデザイン会社をイチから選ぶということはないかもしれません。
現在、さまざまな業種の企業があり、ひとつひとつの分野によって管轄の業者が変わってしまうなんてことも少なくありません。そのため、トラブルが発生しても管轄ごとに分かれた業者が対応することになります。
例えば、空調の移設や増設などを依頼した業者に空調トラブルを相談しても、その場合の問い合わせ先は空調のメーカーになってしまうことがあり、業者のアフターフォローが手薄だったり対応が遅い場合もあります。オフィスには多くの什器や設備があるため、ひとつひとつの業者が異なると、トラブル時の問い合わせや相談先がわからなくなってしまうことがあるのです。
オフィス側である企業は、業者との信頼関係、迅速な返答や対応を求めています。また、その場限りの業者だけでなく、トラブル時のフォローまで行っている業者の方が人気を集めています。
その中でも企画、施工、工事、アフターフォローまでを自社（ひとつの業者）で対応するサービスを持つ『ワンストップサービス』を行う業者が注目を集めています。ひとつの業者ですべてを行なうため、打ち合わせも最小限となり、トラブル時の対応も迅速に依頼できます。また、長く付き合いを持てるため、業者との間に信頼関係をつくることもできます。
オフィスデザイン・レイアウトを考えるきっかけは、新オフィスの立ち上げやオフィスの移転、オフィス内の変更を行なうことだと思います。企業が理想とするオフィスに対する要望を実現させることがオフィスデザイン・レイアウトの役割です。オフィスデザイン・レイアウトの根本は企業のオフィスに対する改善点やこだわりです。オフィスデザイン業者は、それらをいかに汲み取り実現させることができるかということになります。
株式会社MACオフィスでは、オフィスデザイン・レイアウトを行なうためにさまざまな取り組みを行なっています。主な3つの大きなサービスセットとして、ワンストップサービス、コンサルティング＆マネジメントサービス、スピード対応クイックサービスがあります。
ワンストップサービスは上記のようにオフィスデザインに必要な事前準備から計画、調達、工事、完成、アフターフォローまでのすべてを自社で行なうサービスです。
次に、コンサルティング＆マネジメントサービスでは、企業の持つ社内外のリソースを有効活用する提案をし、じっくり検討できるようにサポートを行なっています。すべてを新しくするオフィスデザインではなく、業者と企業が一丸となり、方針を決めることができます。
最後に、スピード対応クイックサービスは、コストとクオリティを追求したサービスになります。企業の明確な要望に対し、企業側の負担を必要最小限にすることを目的としています。
オフィスデザイン業者は数えきれないほどあります。企業側の希望もほんの少しのレイアウト変更からオフィス全体の変更までさまざまだと思いますが、サービスが充実し、企業側の負担が少ない業者を利用することが必要になってきます。
オフィスデザインやレイアウトの作成を依頼する業者を選ぶ基準は大きく分けて2つです。
・ワンストップサービス業者を選ぼう
オフィスデザインは、一部のレイアウト変更からオフィス全体の変更、移転や新オフィスなど、求めるオフィスデザインは企業によってさまざまです。そのため、業者を比較せずに選んでしまうと何社もの業者と関わることになり、混乱のもとになります。そうならないためにはワンストップサービスを行なう業者がおすすめです。小さな相談でも長い目で考え、サービスが豊富な業者を選択することで、混乱やトラブル時の対応を早く行えます。
・信頼関係を築ける業者を選ぼう
企業が求めるオフィスをつくるためには、オフィスの問題点や解決策、要望をしっかり理解し合うことが大切です。そのため、打ち合わせや確認をしっかり行える業者がおすすめです。専門家である業者に任せることも必要ですが、丸投げしてしまうと考えていたオフィスと異なることもあり、レイアウト図や想像とのギャップに戸惑ってしまうこともあります。業者との間に信頼関係を築けるような関わり方をしましょう。
上記のようなポイントに注意して良い業者を選んでも企業側はまだ安心してはいけません。どんなに良い業者でも企業側の要望やこだわりを理解していなければ、良いオフィスデザイン・レイアウトを作成することはできません。専門的な目線でのオフィスづくりは業者の方が知っているかもしれませんが、企業が持つオフィスへのこだわりは企業にしかわかりません。そのため、しっかり企業側がオフィスデザイン・レイアウトの打ち合わせや施工現場に立ち会うことが、オフィスデザイン・レイアウトを失敗しない一番のポイントになります。
オフィスデザイン業者は幅広く、分野ごとに事業を展開する業者も少なくありません。そのため、その場の宣伝やそのとき必要とした分野での業者を選んでしまうことも多いと思います。しかし長い目で見ると、工事後のアフターケアや他分野での融通が利かないなど問題点が出てきてしまうかもしれません。そうならないためにもしっかり業者を選ぶ基準を持ちましょう。
