ワークプレイス戦略とは、企業の経営戦略に合わせて「働く場所」を最適化する取り組みです。リモートワークやハイブリッドワークが定着した今、従来のオフィス中心の考え方だけでは、生産性向上や人材確保、従業員満足度の向上を実現することが難しくなっています。自社にとって最適な働く環境を、どのように設計すべきか悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

今回は、ワークプレイス戦略の概要や重要性、注目される背景、具体的な進め方について解説します。

ワークプレイス戦略とは

「ワークプレイス」とは、仕事をする場所を指します。仕事をする場所というとオフィスを思い浮かべる方が多いと思いますが、「ワークプレイス＝オフィス」ではありません。

ワークプレイスはオフィスに限らず、自宅や出張先、カフェ、デジタル空間など、仕事をする場所すべてを含みます。働き方改革の推進などによってオフィス以外の場所で仕事をする人々が増えたことから、オフィスに限らず「仕事をする場所」を指す言葉としてワークプレイスという言葉が使われるようになりました。

そして、「ワークプレイス戦略」とは、組織を成功に導くために必要な労働環境の設計・戦術のことです。リモートワークができる環境を整え自宅をワークプレイスにする、活用しきれていない拠点を統合するなど、自社の経営戦略や状況に応じて働く場所の最適化を目指します。

ワークプレイス戦略の重要性

ここでは、ワークプレイス戦略が企業にとって重要とされる理由をみていきましょう。

生産性・従業員エンゲージメントに直結する

ワークプレイスの質は、従業員の日々のパフォーマンスに直接影響します。集中力や創造性に直結し、さらにその積み重ねが企業全体の競争力強化につながります。

また、ワークプレイス戦略を通じて働く場所の選択肢を広げることで、従業員が自分の業務内容や体調・ライフステージに合わせた働き方を選べるようになります。出社率の調整やハイブリッドワークでの出社とテレワークの使い分けなど、一人ひとりが状況に合わせて働ける環境や仕組みを構築することは、エンゲージメントの維持・向上に寄与します。

「働く場所」の再定義が必要になっている

コロナ禍を経て、今やリモートワークから出社回帰の時代です。オフィスは「執務スペース」としてだけではなく、コミュニケーションの活性化、エンゲージメントの向上、イノベーションの創出など、多様な役割が求められるようになりました。自社オフィスだけでこれらすべてを完結させることは難しく、シェア型サテライトオフィスなどの外部サービスも視野に入れながら、ワークプレイス全体を経営戦略として捉えることが重要です。

人材確保・採用競争力の強化につながる

テレワーク対応や柔軟な働き方を実現するワークプレイスを整備することで、離職率の低下や採用競争力の向上が期待できます。

少子高齢化による生産年齢人口の減少を背景に、優秀な人材をめぐる競争は年々激しさを増しています。こうした状況において、オフィス環境の充実が人材確保において重要な要素となっています。

特にエンジニア不足が顕著なIT業界では、採用を見据えたオフィス改革が広がっており、「どこで働くか」が求職者の判断基準として重みを増しています。

ワークプレイス戦略が注目されている背景

近年、IT化やDX、働き方改革の推進、労働者のニーズや価値観の多様化、新型コロナウイルス感染症などにより、企業を取り巻く環境が大きく変化しています。

さらに、急速に進む少子高齢化によって生産年齢人口が大幅に減少し、人手不足に直面する企業も少なくありません。

こうした社会の変化に対応し、優秀な人材を確保して企業を成長させていくには、生産性や従業員満足度を高めるワークプレイスの構築が欠かせません。

そのため、自社のワークプレイスを最適化して、従業員一人ひとりが快適に働き続けられる環境を整える「ワークプレイス戦略」の注目度が高まっています。

ワークプレイス戦略の考え方

ワークプレイスを戦略的に活用するには、自社の現状を洗い出し、入念な計画を立てることが大切です。適切な戦略が立てられないと、かえって生産性が落ちたり従業員同士がコミュニケーションを取りづらくなったりするリスクがあります。

ここではワークプレイス戦略の基本的な考え方を、ステップごとに解説します。

ステップ1｜現状の把握

ワークプレイス戦略にはさまざまなモデルケースがありますが、他社で成果につながっている戦略が合うとは限りません。自社が保有している定量データと定性データを収集・分析して現状を把握することが重要です。

定量データは、既存のオフィスや拠点の面積に対する稼働率や在籍率、出社率、会議室利用率などがこれにあたります。

定性データは、アンケートの自由記述欄に書かれたコメントなどです。ワークプレイスについてのワークショップを開き、従業員の声を集めるのも効果的です。

また、データの収集・分析とともに経営層にヒアリングを行い、ワークプレイス戦略の目的や方向性も定めておきましょう。目的や方向性が曖昧だと、途中で内容がブレてしまいます。

ステップ2｜方針の決定

自社の現状が把握できたら、その情報をもとに自社の課題や改善すべきポイントなどを洗い出しましょう。

丁寧に情報を分析すれば、「リモートワークの導入でオフィスがあまり使われていない」「従業員同士のコミュニケーションが不足している」など、さまざまな課題が見えてくるはずです。自社の課題や改善点が把握できたら、どのように取り組むのか方針を決定しましょう。

例えば、リモートワークの従業員が増えて使われていない座席が多い場合、その座席にかかっているコストが無駄になります。出社している従業員数に応じた面積のオフィスに移転すれば、固定費の削減が可能です。

コミュニケーション不足が課題なら、ワークスペース内のレイアウトを変更したりリフレッシュスペースを設置したりすれば、課題が解決するかもしれません。

従業員の働きやすさ・生産性向上・コスト削減など、さまざまな観点からワークプレイスのあり方を検討しましょう。

ステップ3｜戦略の設計

ワークプレイス戦略の方針が固まったら、ワークプレイスを活用するための戦略を設計します。オフィス利用率や会議室利用率、サードプレイス利用率、リモートワーク率などを定め、その数値に合った立地や面積を考えましょう。

複数の拠点がある場合や、サテライトオフィスが稼働している場合などは、それぞれの場所をどう組み合わせて活用するかも考えます。

また、オフィスの移転やサテライトオフィスの導入を考えている場合は、移転先や契約する事業者の選定も行いましょう。

ステップ4｜費用と効果の算出

ワークプレイス戦略の実行には、それなりの費用がかかる場合があります。例えば、今よりも面積が狭く賃料が安いオフィスに移転すれば、これまでよりも固定費が下がります。しかし、仲介手数料や保証金、オフィスの改装費など、高額な初期費用が発生するでしょう。

そのため、初期費用やオフィスの賃料、サードプレイスの利用料などを算出して、イニシャルコストとランニングコストのシミュレーションを行う必要があります。

また、ワークプレイス戦略の施策による効果も算出し、損益分岐点や投資回収時期の設定も行いましょう。

関連記事：「損益分岐点を算出するには固定費と変動費の分類が重要｜損益分岐点を下げる方法も紹介」

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まとめ

ワークプレイスの最適化は生産性や従業員満足度を向上させ、企業価値を高めるのにも役立ちます。

自社に適した戦略を確立するには、現状把握から始め、費用と効果も算出した上で検討することが重要です。

場合によっては、オフィス移転といったソリューションも視野に入ってくるかもしれません。オフィス移転について詳しく知りたい方は、ぜひ下記の記事もご覧ください。

「オフィス移転を検討している方必見｜移転の流れや費用、成功事例まで徹底解説」