拠点を分散している企業の多くが抱える課題は、固定費の増加や連携不足による業務の非効率化です。こうした課題を一度に解決できる手段として注目されているのが「拠点集約」です。アフターコロナで再び対面コミュニケーションの価値が高まり、組織力を高めるオフィス戦略が求められる今、拠点集約は有効な選択肢です。

今回は、拠点集約の概要とメリット・デメリット、企業事例、成功させるためのポイントを解説します。

拠点集約とは?

拠点集約は、企業が国内に保有する複数のオフィスや事業所の全部または一部を一か所にまとめることを指します。例えば、首都圏内に点在していた複数拠点を都内の一か所へ統合する、親会社と子会社のグループ企業の拠点を同一ビルに集める、といったケースが該当します。

近年この取り組みが注目を集めている背景には、コロナ禍を経て、業務効率化やコスト削減、対面コミュニケーションの重要性が再認識されたことがあります。以前はテレワークの浸透によりオフィス機能を分散させる動きも見られましたが、コスト効率や働き方の観点から、拠点集約への関心も高まっています。

拠点集約で得られる4つのメリット

拠点集約を実施することで企業が得られる主なメリットを4つ紹介します。

コミュニケーションの活性化

拠点を集約することで、部門間の情報共有やコミュニケーションが円滑になります。対面でのやり取りが増えることで、偶発的な会話から新たなアイデアや発想が生まれやすくなる点もメリットです。

企業ブランディング・採用力の強化

古く小さなオフィスが点在している状態より、アクセスが良く設備の整ったビルへ拠点集約することで、対外的な信用度向上につながります。最新設備を備えた統合オフィスへの移転は、取引先に成長企業という印象を与え、企業ブランディングの強化に直結します。

業務の効率化

拠点間の移動時間が不要になり、業務の効率化が実現します。会議や打ち合わせのたびに移動する手間がなくなれば、その分の時間を本来の業務に充てることができます。

また、フロア内で直接顔を合わせてやり取りできるため、確認事項や意思決定のスピードが上がり、会社全体の生産性向上にもつながります。

固定費の削減

拠点数を減らすことで、家賃や共益費、電気代など拠点ごとに発生していたコストを集約でき、コストカットできる場合があります。また、維持管理費や設備投資も一元化されるため、経営面での大きなメリットとなります。

拠点集約のデメリット

拠点集約には多くのメリットがある一方で、いくつかの課題やデメリットも存在します。本記事では、それぞれのデメリットとあわせて、有効な対策についても紹介します。

通勤の柔軟性がなくなる

拠点集約によって、社員の働き方が制限されてしまう可能性があります。複数拠点があった時期は自宅近くのオフィスへ通勤できていた社員も、集約後は通勤距離が長くなるケースが生じます。長時間の通勤は精神的・肉体的負担につながり、ワークライフバランスが保てなくなる要因となります。

また、複数拠点があれば広域で人材採用できる可能性がありますが、拠点が集約されると採用できる範囲が狭まるおそれがあります。優秀な人材を確保する上で、勤務地の選択肢が限られることはデメリットと言えるでしょう。

対策｜テレワーク・フレックスの導入

通勤負担の増加によって離職やモチベーション低下を招かないよう、テレワーク制度の拡充やフレックスタイム制の導入など、柔軟な働き方を支援する取り組みが求められます。出社頻度や時間帯の選択肢を広げることで、通勤負担の軽減が図れます。

災害時のリスク集中（BCP上の課題）

拠点を一か所に集約することで、災害時に全機能がストップするリスクが高まります。BCP（事業継続計画）の観点からも、拠点集約後のリスク管理は重要な検討事項です。

特に地震や水害などの自然災害が発生した場合、オフィスへのアクセス自体が不可能になる事態も想定されます。

対策｜拠点の分散

事業に必要な資源が被災した場合に備え、拠点の複数化や他企業との提携、アウトソーシングやテレワークなど費用対効果を踏まえながら代替手段を検討しましょう。

すべての機能を一か所に集中させるのではなく、基幹業務を遂行するための最低限の手段を分散させておくことが、BCPの基本的な考え方です。

移転コストがかかる

拠点を集約するためには、より広い物件が必要になるなどコストが膨らむおそれがあります。引越しにかかるコストも企業にとって大きな負担となります。初期投資として数百万円から数千万円規模の費用が必要になるケースも珍しくありません。

さらに、分散していた拠点の近くに取引先がある場合、新たな拠点から取引先が遠くなってしまう可能性があります。営業活動や打ち合わせの際に交通費などのコストがこれまで以上にかかることも想定しておく必要があります。

対策｜居抜き・フリーレントの選択肢を検討

移転費用を抑えるために、居抜き物件の活用やフリーレント交渉など、コスト削減の選択肢を事前に検討しておくと良いでしょう。

居抜き物件なら内装工事費を削減できる可能性があり、また、「居抜き物件として退去する」という選択肢も、原状回復費の削減に役立ちます。

関連記事：「居抜きオフィスとは｜他のオフィス形態との違いや移転費用削減のコツも紹介」

そのほか、フリーレント期間の延長交渉によってオフィス立ち上げ期のキャッシュフロー改善につながります。

関連記事：「賃貸オフィスのフリーレント期間の目安とは｜交渉のコツも解説」

移転後の社内運用に時間がかかる

集約直後は社員から不満や困惑の声が上がりやすくなる時期です。新しいオフィス環境や動線、設備の配置など、社員が慣れるまでには時間がかかり、スムーズに運用できるまでには一定の期間を要します。

対策｜業務フロー・ルールの統一

長年それぞれの拠点で積み上げられてきた独自のやり方は、集約後にそのまま持ち込まれると混乱のもとになります。現場の社員に、業務フローやルールについてヒアリングし、統一の業務マニュアルを整備することが有効です。

マニュアルが整うことで、特定の担当者だけが業務内容を把握しているという属人化の状態を防ぎ、誰が対応しても一定の品質を保てる体制づくりにつながります。

拠点集約を成功させた企業事例

MACオフィスのご支援実績の中から、拠点集約を実施した企業事例を紹介します。

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do TERRA CPTG Essential Oils Japan合同会社様

エッセンシャルオイルの輸入販売を手がける同社は、ショールームのリニューアルと2拠点統合を目的としたオフィス移転を実施しました。780坪の広さを活かし、打ち合わせスペースや会議室を多めに配置することでコミュニケーションの活性化を狙った設計が特徴です。

1階にはショールーム機能を持たせ、2階にはカフェラウンジを配置する工夫を施しました。3階で働く社員が2階のカフェラウンジに降りてくることで、自然と部署間のコミュニケーションが促される動線設計です。

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株式会社情報戦略テクノロジー様

DX支援を強みとする同社は、本社とサテライトオフィスの2拠点体制からワンフロアで働けるオフィスへの統合移転を実現しました。居抜きオフィスを活用することで移転費用を削減しながら、418坪の広さを確保しています。

移転後は顔色や仕草など非言語コミュニケーションが取りやすくなり、相談や雑談などのコミュニケーションが増えたという効果が表れています。気軽に集まれるオープンスペースの活用により、以前より柔軟に打ち合わせができる環境が整いました。

＞＞情報戦略テクノロジー様の拠点集約事例を詳しく見る

拠点集約を実施する際の重要ポイント

拠点集約をスムーズに進め、成功させるために押さえておくべき重要なポイントを紹介します。

移転に伴ってオフィス空間を見直す

拠点集約に伴う移転の際には、これまでのオフィス環境を見直し、より働きやすい環境に整備することが重要です。単に拠点をまとめるだけでなく、社員の働き方や業務効率を考慮したオフィス設計を行いましょう。

例えば、座席を固定させないフリーアドレス制を採用すれば、部署を超えた交流が生まれやすくなります。またラウンジや休憩スペースを新設することで、社員がリフレッシュしながら、のびのびと働ける環境が整います。

業務内容に応じて最適な場所を選べる多様なスペース設計により、生産性向上と従業員満足度の向上が期待できます。

移転後の運用に時間がかかることを考慮する

拠点集約を進める際は、移転後すぐに理想的な運用状態になるとは限らないことを前提に計画を立てる必要があります。業務フローの変更や新たなルールの浸透には一定の期間を要するためです。

移転直後に不具合や課題が見つかった場合は、柔軟に改善策を講じることが大切です。社員からのフィードバックを積極的に収集し、必要に応じてレイアウトの変更や運用ルールの見直しを行いましょう。

また、定着状況を継続的に確認しながら改善を重ねることで、拠点集約の効果を最大限に引き出しやすくなります。

拠点集約のご相談はMACオフィスへ

拠点集約を成功させるには、綿密な計画と最適なオフィス環境の構築が不可欠です。

MACオフィスでは、拠点集約によるコストメリットの検討や、入居するビルの選定など、企業にとって最適なオフィス戦略を実現するためのご支援を提供しています。

また、働き方改革やテレワーク推進に伴うオフィス環境の見直しをトータルでサポートし、現状把握から、組織統合がスムーズに進むためのオフィス環境づくりまで、ワンストップでご支援いたします。

▼ご支援内容例

・移転・移転しない（レイアウト変更・サテライトオフィス開設など）といったあらゆる財務シナリオの提示 ・企業の経営戦略と連動した、中長期的なオフィス環境の設計 ・社員の働き方や業務フローに合わせた最適なオフィスレイアウトの提案

拠点集約をご検討中の企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。

＞＞MACオフィスへ拠点集約について相談する