ビジネスの現場では、日々行われる会議が重要な意思決定や情報共有の場として機能しています。しかし、長時間に及ぶわりに結論が出ない、準備や資料共有に手間がかかるといった課題を抱えるケースも多く見られます。

こうした課題を解決する手段として、近年注目されているのが「会議DX（会議のデジタルトランスフォーメーション）」です。

今回は、会議DXが注目を集める背景や、導入によって解決が期待できる課題、必要なツールや導入手順について詳しく解説します。

会議DXはなぜ注目されているのか

会議DXは、デジタル技術を活用して会議の質や効率を向上させる取り組みです。従来の会議は、参加者のスケジュール調整や議事録作成、資料共有などに多くの時間や手間がかかることが課題とされてきました。

こうした非効率を解消し、より効果的で生産的な会議運営を実現する手段として、会議DXが注目を集めています。

背景にはいくつかの要因があります。まず、企業全体で業務効率化の重要性が一段と高まっていることがあげられます。限られた時間とリソースを有効活用するためには、会議の生産性向上が不可欠です。

さらに、迅速かつ的確な意思決定を行うには、会議を通じた情報共有や議論の質を高めることが求められています。

加えて、リモートワークやハイブリッドワークといった柔軟な働き方が浸透する中で、場所や時間に縛られずに円滑に会議を行う仕組みが必要になってきたことも、会議DXの普及を後押ししています。

会議DXにより解決が見込める課題

会議DXを導入することで、従来の会議が抱えていたさまざまな課題の改善が期待できます。まず、大きな課題が「非効率的な会議」です。目的が不明確なまま長時間続く会議や、準備不足によって議論が深まらないケースは少なくありません。

デジタル技術を活用すれば、アジェンダ管理やリアルタイムの情報共有、議事録の自動作成などが可能となり、会議がスムーズに進行します。

また、非効率な会議は人的コストや時間的コストを増加させる原因です。不要な会議の削減や、参加者を絞り込んだ効率的な会議運営が実現できれば、生産性向上とコスト削減につながります。

さらに、リモートワークや在宅勤務など多様な勤務形態が広がる中で、場所や時間に縛られない円滑なコミュニケーション環境の整備は、柔軟な働き方を支える上でも欠かせない要素です。

会議DX導入に必要なツール

会議DXを実現するには、会議の各フェーズに応じた適切なツールの導入が必要です。ここでは、会議のフェーズ別に必要なツールを解説します。

このようなツールを組み合わせることで、会議の準備から実施、フォローまで一連のプロセスが効率化され、生産性の高い会議運営が実現します。

会議DXを導入する流れ

会議DXを効果的に進めるには、目的の整理からシステム選定、導入スケジュールの策定、ルール作り、実運用、継続的な改善まで、段階を踏んで計画的に取り組むことが重要です。

ここでは、会議DXを導入する流れについて解説します。

1.会議DXを行う目的を明確にする

会議DXを成功させるためには、「なぜ導入するのか」を明確にすることが重要です。多くの企業がDXに取り組む中で、目的を曖昧にしたままデジタルツールだけを導入してしまい、十分な成果を得られないケースが少なくありません。

単に会議の効率化を目指すだけではなく、その先にある業務改善・意思決定の迅速化・イノベーション促進など、組織の成長につながる目的を設定する必要があります。

会議DXの目的を検討する際は、自社の経営ビジョンや事業戦略を踏まえた上で、現状の会議にどのような課題があるのかを整理することが効果的です。

例えば「会議の時間が長い」「意思決定に時間がかかる」「ハイブリッド会議で参加者の意見が偏りがち」といった課題を洗い出し、それを解消する具体的な目標を設定します。

2.会議DXを推進するためのツールやシステムを選ぶ

次は必要なツールやシステムの選定です。会議DXは単なるIT化ではなく、デジタル技術やデータを活用して新たな価値を創出し、企業文化や業務プロセスそのものを変革していく取り組みです。そのため、目的や課題に合った最適なツール選びが不可欠です。

注意したいのは、最初から複数のツールやシステムを一気に導入しないことです。複数同時に導入すると、社内への浸透が進まないまま混乱が生じ、逆に負担が増えるおそれもあります。使いやすく効果の出やすいものから導入し、徐々に他のツールを追加していく方法が良いでしょう。

3.会議DXを進めるためのスケジュールを決定する

次に行うことは、導入スケジュールの策定です。どの会議にどのツールを導入するのか、いつから本格運用を開始するのかを具体的に計画します。また、テスト運用や社内研修期間などの準備期間も考慮しましょう。

会議DXのスケジュールは、導入対象の会議規模や使用するシステムの内容によって大きく異なります。導入に必要な準備期間を事前に確認し、無理のないスケジュールを組むことで、スムーズな定着につながります。

4.ルールの共有や社内研修を行う

新たなツールを社内で円滑に活用するには、運用ルールの策定と従業員への研修が欠かせません。

各ツールの利用手順・操作マニュアルの作成、アクセス権限の設定、セキュリティ対策に関する社内規定などを整備します。ツールの種類によっては、役職や部署ごとに権限を細かく設定する必要もあるでしょう。

研修では、基本操作や活用のコツ、注意点を周知するほか、実際に利用する従業員からの質問にも丁寧に対応します。専門知識を要する項目は、IT部門やベンダーのサポートを活用するのも1つの方法です。

5.導入テストを行う

本格運用に入る前に、導入テストを実施することが重要です。事前検証によってリスクを抑えることができます。

テストでは、以下のようなポイントを確認します。

・実際の会議環境で問題なく操作・運用できるか

・他の既存システムと併用しても支障が出ないか

・利用者が操作に迷わないか、サポートが必要な点はないか

・セキュリティ面でのリスクはないか

小規模の試験導入から始め、改善点を整理した上で全社展開していく流れが理想です。

6.会議DXを実行する

実際の会議でツール・システムの本格運用を開始します。導入初期は予期せぬトラブルや現場からの質問も想定されるため、サポート体制を整えておくと安心です。

トラブル時の窓口となる事務局の設置、チャットサポート・FAQサイトの整備、必要に応じた継続研修の実施などがあります。

7.改善を重ねる

会議DXは導入して終わりではなく、継続的に改善を重ねていく必要があります。ツール活用によって会議の質や生産性がどの程度向上したのかを定期的に振り返り、運用面の課題を抽出します。

PDCAを繰り返すことで、会議DXの本来の目的である「より良い会議文化の定着と組織全体の生産性向上」の実現につながります。

まとめ

会議DXは、会議の質や効率を抜本的に改善し、組織全体の生産性向上や迅速な意思決定を可能にする取り組みです。

会議の生産性を高めるには、デジタル技術の活用だけでなく、コミュニケーションが自然に生まれるオフィス環境の整備も欠かせません。

MACオフィスの「WEOマネジメント」では、会議運営の現状を丁寧に分析し、課題に応じた改善提案を行っています。移転やサテライトオフィスの活用、レイアウトの見直しなど、多方面から働きやすい環境づくりをサポートし、構想段階から引き渡しまで専任コンサルタントが一貫して伴走します。

＞＞MACオフィス「WEOマネジメント」の事例ページはこちら

＞＞MACオフィス「WEOマネジメント」の資料ダウンロードはこちら

また、「オフィス診断」ではオフィスの現状を1分で把握できます。

＞＞オフィス診断はこちら

関連記事：「心理的安全性の高い職場とは？メリットや環境づくりの方法を紹介」