会議室は、会社としての様々な営業戦略や一定の方針を決めるために、役員や従業員達が集まって話し合うための部屋です。より良いアイデアを出しやすいような環境を目指し、会議室自体のレイアウトを考え出すことが重要な作業となりますが、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。使用用途と、会議に参加する人数に着目しながら検証していきましょう。

会議室のレイアウト、大人数で行う場合その1

会議室のレイアウトは、会議の内容によっても変わってきます。レイアウトのタイプと、どのような場面で使用すれば良いかを見ていきます。
・スクール形式
学校の教室を想起させるような形式です。正面に司会者や発言者の席があり、あとは全てイスやテーブルを彼らの方へ向けるようなレイアウトとなります。先生と生徒が向き合っているような形なので、スクール形式と呼ばれています。
会議はもちろん、セミナーや研修といった場合に多く用いられます。正面にスクリーン、プロジェクターを置き、それを見ながら聞き手はメモを取ったり、手元の資料を確認することが可能となります。1人が意見や方針を発表、その他大勢の人が耳を傾ける時にも向いている形式と言えます。
・シアター形式
スクール形式と同じように、発言するスペースに向かってイスを配置する形となり、司会者や発言者以外はテーブルを置かないのが特徴となっています。映画館のように多くのイスを置くことができ、発表や説明を聞く時に便利なのはもちろん、ディスカッション形式の会議にも向いています。司会者や発言者と聞き手側の間に垣根が無く、オープンな雰囲気で忌憚のない意見を交わすことができます。

会議室のレイアウト、大人数で行う場合その2

前段では、大人数で一斉に会議をする時に取り入れやすいレイアウトを紹介してきましたが、次は同じ大人数でもグループごとに分かれて会議をする必要性が出てきた時に役立つようなレイアウトを見ていきます。
・アイランド形式
研修やワークショップに適切といえる形式です。机とイスを、島のように会議室の中でそれぞれ独立させて並べます。机を向かい合わせる方法、3つの机をT字型のようにつける方法があります。いずれの方法もテーブルの面積が広がり、資料などを共有しやすくなります。会議中に小グループで打ち合わせをし、結果を発表、それを司会者がまとめるといった、長時間にわたる会議の時に重宝する形式です。しかし、「島」の中で会議に夢中になり、全体の流れを疎かにしてしまう危険があるので注意しましょう。
・正餐形式
結婚式やパーティーなどでよく見かける、円卓を囲むようにイスを配置する形式です。いくつかのグループが出来上がり、それぞれにおいて少人数で話をしやすい形となっています。この形式で気を付けておきたいことは、会議の目的や種類、そして参加者によって席次があるということです。座る順番、そしてイスの種類（背もたれがあるイス、ひじ掛けのあるイスなど）が決まっています。そうした点に留意すれば、円卓ということで親睦が深まりやすく、内容の濃い打ち合わせをすることができます。

会議室のレイアウト、少人数で行う場合は？

これまで紹介してきた形式はどちらかと言えば大人数、もしくは複数のグループで会議をするのに適したレイアウトですが、少人数で会議をする時にはどのようなものがあるのか見ていきましょう。
・ロの字形式
文字通り、長い机を「ロ」の字型に組み立て、その周りにイスを配置した形式となります。参加者全員の顔を見渡すことができるので、緊張感を持って会議に臨むことができます。司会者が進行しつつ、参加者1人1人の意見を聞くのにも向いている形式と言えるでしょう。
・コの字形式
正面から見て、机が「コ」の字型になっているレイアウトです。ロの字に比べると机が1つ無い状態なので、この部分にプロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなどを設置することにより、会議関係の資料などを見やすくできます。司会者席を中心にしてグルリと周りを取り囲む形になるので、参加者がそれぞれ自分の意見を言うのに向いている形式です。
・対面形式
2本の机を用意して、向かい合わせになるようにイスを設置する形式となります。向かい合った両者が議論を交わすのに適した形式と言えますが、人数が多くなると端に座っている人は中央付近に座っている人の意見を聞きづらくなるという欠点があります。その時は状況に応じてこれまでに紹介してきたロの字型やコの字型に変更するなどしましょう。

窮屈は厳禁!!人数の規模に応じた会議室のレイアウト

以上に紹介していたレイアウトを作り出す時に、特に大人数での会議では、参加者1人1人が窮屈な思いをしないような席や机の配置が重要となってきます。形だけを重視して、大雑把にレイアウトを組んでしまうと大きな誤差を生んで、窮屈になって意見を出しにくくなってしまうばかりか、最悪の場合人が会議室に入りきらない恐れも出てきます。下記の数値を利用して具体的な計算をするようにしましょう。
座席の場合、大人1人当たり約60～70センチのスペースを取るようにしましょう。余裕があれば70～80センチぐらいのスペースを取れればゆったりと座れるようになります。テーブルの奥行きは原則約45～60センチのものが多いですが、こちらも余裕があれば70～80センチのものが使えれば、ゆったりとした状態にすることができます。
会議室の総面積の関係上、どうしても大人数では会議が窮屈なものになってしまう場合は貸会議室を利用するのも手です。経費はかかってしまいますが、余裕あるレイアウトでの会議は従業員1人1人が伸び伸びとした雰囲気のもと、活発な意見を交換することが可能になります。良いアイデアが次々と湧き出し、その結果生産性が上がれば経費元が取れるでしょう。
いかがでしたか。会議室のレイアウトを人数や会議の形式によって作り出すことは、様々なアイデアや活発な意見交換が生まれる可能性をさらに広げます。1人1人がゆったりとした環境下で自由な発言ができるように、会議室のレイアウトに工夫を凝らしてみましょう。